- ¿Estás en víspera de organizar un evento?
- ¿Quieres que tu evento sea inolvidable?
Si estás en el proceso de planificación de un evento, llegaste al portal indicado. Nosotros te presentaremos las 15 claves para organizar un evento corporativo que ponen en práctica cada uno de nuestros profesionales.
Organizar un evento no es tarea fácil, incluso, demanda de muchísimo tiempo y cuando las personas son inexpertas en el área, hay una gran diversidad de aspectos que pueden quedar por fuera, por eso, siempre es recomendable, solicitar el servicio de profesionales cualificados, como es el caso del equipo de Factory Events.
Las 15 claves para organizar un evento corporativo
Para lograr un evento corporativo de ensueño y 100% profesional, se deben seguir un seriado de consejos, los cuales harán que este tenga un nivel superior al esperado, lo que se traduce en un grato recuerdo para cada uno de los asistentes, quienes tienen que ser los protagonistas de todas las actividades que vayas a incluir en tu planificación.
Antes de desarrollar las 15 claves para organizar un evento corporativo, desde Factory Events, te sugerimos que tengas en cuenta los siguientes principios:
- Planifica tu evento a partir de objetivos y pensando siempre en tus invitados.
- El tiempo es oro, aprovéchalo al máximo para planificar la producción y desarrollo del evento.
Desde el equipo de Factory Events te recomendamos seguir estas claves:
1. Objetivo del evento
Existe un sinfín de eventos, por consiguiente, debes delimitar el propósito del mismo para que comiences a planificar en torno a él. Los eventos corporativos son diversos así que cada uno tiene una función en particular
- ¿Qué quieres alcanzar con tu evento?
Algunos objetivos pueden ser:
- Contenido corporativo: Difundir los valores de la marca y promocionar sus servicios y/o productos.
- Networking: Fomentar las relaciones interpersonales entre los clientes y los ejecutivos de la organización.
- Team Building: Motivar a los trabajadores e integrar a los equipos departamentales.
2. Tipo de evento
Hay una gran variedad de formas de clasificar un evento corporativo, y todas ellas, te ayudarán a delimitar la elección del espacio, la decoración, la organización interna, las actividades que se ejecutarán, etc.
Existen dos formas de clasificar un evento corporativo:
- Evento externo: dirigido a las personas que no forman parte de una organización.
- Clientes y potenciales clientes.
- Inversionistas.
- Medios de comunicación.
- Proveedores.
- Evento interno: dirigido a las personas que forman parte de una organización.
- Accionistas.
- Equipos departamentales.
- Trabajadores.
De esta clasificación de eventos corporativos, podemos desarrollar una clasificación más específica:
| EVENTOS EXTERNOS | EVENTOS INTERNOS |
| Conferencias. Congresos y convenciones. Ferias y exposiciones. Ruedas de prensa. Seminarios y webinars. Showrooms, exhibiciones ypPop-Up Stores. | Celebraciones corporativas internas. Conferencias. Dinámicas de grupo y Team Building. Juntas generales de accionistas. Kick-off meetings. Reuniones directivas. |
3. Planificación, presupuesto y programa
A la hora de planificar un evento corporativo, tienes que considerar desde un principio el presupuesto para su desarrollo, sin este, no puedes desarrollar una estrategia y agenda correctamente. Luego de saber cuánto dinero está disponible, debes irlo ajustando a los diferentes rubros del evento.
Después de identificar tu presupuesto y delimitarlo para los diferentes rubros, tendrás que diseñar el programa de producción y desarrollo del evento, según la duración de este. No puedes planificar una junta de accionistas (que dura horas) como lo haces con una conferencia de 5 días.
Mientras más largo es el evento, mayor será el presupuesto y la lista de tareas por hacer, en este sentido, considera:
- Alojamiento (si es el caso).
- Áreas de socialización, reunión, formación, etc.
- Bebidas.
- Comidas.
- Descansos.
- Entretenimiento (si es el caso).
- Entretenimiento.
- Transporte, entre otros tópicos.
Después de tener la agenda del evento delimitada, ha llegado el momento de planificar, solicitar presupuestos, contratar a los proveedores y delegar funciones.
4. Delegar funciones
Un evento corporativo no puede ser desarrollado por una sola persona, así que deberás buscar un equipo de profesionales que te ayude a llevar a cabo cada una de las actividades que tienes planificadas, y lograr de manera satisfactoria tus objetivos.
Nosotros te recomendamos contratar una agencia de organización de eventos, por eso, ponemos a tu disposición los servicios de Factory Events, cuyos profesionales te ayudarán a que toda tu agenda se lleve a cabo en su máximo esplendor.
Delega la organización de tu evento a personas profesionales, y olvídate de los detalles secundarios para que puedas concentrarte en la planificación y desarrollo del contenido del evento. Si decides trabajar con varios proveedores, delimita patrones de organización y comunicación, para que todo pueda fluir perfectamente.
5. Patrocinadores
Si deseas que tu evento corporativo sea rentable, busca el apoyo de “patrocinadores” que muestren interés en el mismo, y que deseen promocionar su marca en el desarrollo de este, eso sí, los negocios deben ser complementarios a tu visión y misión organizacional y comercial.
Cabe mencionar, que los mismos proveedores se pueden convertir en los patrocinadores de tu evento, donde ellos te darán sus servicios y/o productos, siempre y cuando sean anunciados y promocionados.
Algunos casos son:
- Agencia de diseño.
- Bebidas.
- Iluminación.
- Montadores de stands.
- Servicio de catering, etc.
6. Temática del evento
A la hora de organizar un evento corporativo, no es obligatorio delimitar una temática, aunque esta le sumará un valor al mismo, porque la diferenciará, al punto de convertirla en referencia de todos sus asistentes.
Por ejemplo, cuando el evento hace referencia a la “celebración de aniversario de la corporación”, te sugerimos personalizar un tema que le dé visibilidad al evento. Puedes utilizar un hashtag que lo ayude a posicionar en las redes sociales, el cual sería ideal incluirlo en la publicidad, invitaciones, decoración, etc.
Otras formas para tematizar el evento son:
- El entretenimiento.
- El photocall.
- La decoración.
- La vestimenta del personal.
Mientras más original sea tu evento, mucho mejor, y si no sabes cómo hacerlo, confía en los organizadores de Factory Events.
7. El espacio del evento
A la hora de desarrollar un evento corporativo, te tienes que decidir por un espacio que sea cómodo y que se adapte perfectamente a:
- El objetivo del evento.
- El número de asistentes.
- Las actividades a realizarse.
Tienes que corroborar si el espacio cuenta o no con el inmobiliario necesario, porque este factor influye directamente en tu presupuesto. No te olvides delimitar si el evento será en un lugar cerrado o abierto; las actividades, el catering y la vestimenta dependerán de ello.
- Un espacio espectacular significa un evento memorable.
8. Catering y personal de trabajo
El catering y el personal de trabajo (promotores y ejecutivos de atención) son cruciales en cualquier evento corporativo. Ellos deben ser profesionales y ofrecer el mejor trato posible, además, los facilitadores de atención, tienen que pasar desapercibidos para que el servicio sea perfecto.
Una de las cualidades en el servicio de catering que ofrecemos en Factory Events, es que este es personalizado según el evento, ofreciendo un menú amplío que se adapta a la ocasión y a sus invitados.
- En Factory Events, no obviamos ningún detalle gastronómico.
9. Necesidades audiovisuales
Las necesidades audiovisuales dependen del objetivo del evento, sin embargo, son cruciales, porque no querrás que al inicio o desarrollo de la agenda se presenten fallos técnicos. Una conferencia, un espectáculo o un webinar debe tener todos los detalles preparados previamente al desarrollo del evento, trabajándose en conjunto con los encargados del espacio.
Antes del desarrollo del evento tienes que velar porque:
- Los elementos técnicos estén disponibles y funcionen correctamente (equipos de reproducción visual, pantallas, micrófonos, altavoces, etc.).
- El sonido esté acorde al espacio del evento.
- La información proyectada pueda ser visualizada desde todos los ángulos de la sala.
- Los elementos técnicos estén disponibles y funcionen correctamente (equipos de reproducción visual, pantallas, micrófonos, altavoces, etc.).
- El sonido esté acorde al espacio del evento.
- La información proyectada pueda ser visualizada desde todos los ángulos de la sala.
10. Animación y espectáculos
La animación y el espectáculo del evento es extremadamente importante, la cual debe ser corporativa pero 100% atractiva, para que los asistentes se mantengan activos e interesados en el evento.
No hay una fórmula para animar un evento y para organizar espectáculos, pero desde Factory Events te sugerimos:
- Adaptar la animación a los gustos e intereses de los asistentes.
- Emplear un espectáculo que vaya acorde al evento corporativo y al espacio.
- Indicar a los encargados del espectáculo y la animación qué se deseas con exactitud.
11. Contratación de conferenciantes, presentadores, artistas y famosos
Si deseas agregarle un valor a tu evento, te invitamos a contratar conferencistas especializados, presentadores reconocidos, influencers y artistas, esta opción es perfecta, para que todos se vayan con una impresión memorable.
Ameniza tu agenda y consigue un evento atractivo, donde todos se activen y participen. Si tu agenda es importante y su contenido extraordinario, acompáñalo con una buena sorpresa para tus invitados.
12. Accesibilidad, alojamiento, transporte y traducciones
La accesibilidad, el alojamiento, el transporte y las traducciones son factores esenciales para que los asistentes se sientan involucrados y cómodos en el desarrollo del evento corporativo, sin importar la magnitud de este.
En todos los eventos, los asistentes deben llegar de una manera profesional y puntual, por tanto, es deber de los organizadores garantizar esto.
13. Montadores, servicio de limpieza y seguridad privada
En tu planificación, tienes que considerar quiénes se encargarán de montar el equipo técnico y el inmobiliario, como también los responsables del servicio de limpieza y la seguridad privada. Estos deben ser profesionales en su área que garanticen el correcto desarrollo del evento.
En el caso del personal de limpieza, tiene que estar activo antes, durante y después del evento, porque de ellos depende la comodidad de los invitados. Un espacio impoluto es digno de recordar y aplaudir.
Por último, el servicio de vigilancia privada permitirá que el evento se desarrolle en su totalidad, de manera profesional y pacífica.
14. Comunicación de la fecha y publicidad del evento
No puedes dejar las invitaciones y la publicidad del evento corporativo para el último momento, porque esto no te garantizará que los invitados puedan asistir, además, cuando existe un margen de tiempo suficiente para la organización, las probabilidades de algún fallo son mínimas.
En la publicidad del evento o en la invitación, tienes que garantizar que se exprese a perfección:
- El motivo del evento corporativo.
- El horario.
- La dirección.
- La vestimenta.
Antes de emitir algún comunicado, revísalo de manera minuciosa, cabe resaltar que en Factory Events diseñamos la estrategia de comunicación perfecta para tu evento corporativo.
15. Feedback a los asistentes y post-comunicación
Después del evento, debes garantizar que los asistentes den un feedback de la experiencia, y comprobar si la agenda y todo lo planificado fue lo correcto. Si hay algún fallo, te sugerimos tomarlo en cuenta para una próxima ocasión.
Confía tu evento en profesionales
Si quieres organizar un evento memorable, confía en el equipo de Factory Events, nuestros profesionales y asesores harán que tu evento corporativo se desarrolle a perfección, superando tus expectativas y la de tus asistentes.
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