La organización de un congreso considera una serie de pasos y accione conactenadas que comienzan con la selección del tema de la conferencia, un tema que sea relevante para los aspectos cubiertos por la conferencia. Así que fomente la lluvia de ideas para crear una propuesta convincente que capte la atención de aquellos interesados en el tema.
Selección del lugar
El lugar debe designarse con anterioridad suficiente a la fecha del evento, teniendo en cuenta la capacidad de las instalaciones para acomodar el número probable de participantes, así como la disponibilidad de alojamiento y transporte a las instalaciones para facilitar a los visitantes.
Presupuesto y patrocinadores
Un presupuesto básico que tenga en cuenta las necesidades específicas para el desarrollo de la gestión de recursos tanto internos como externos y fuera de la organización anfitriona.
Se considera de mucha utilidad levantar una base de datos de los negocios relacionados con el alcance o el tema del evento, teniendo en cuenta los plazos de patrocinio para una mejor oportunidad de atraer recursos.
Equipo organizador
Cuanto más grande es el evento, más difícil es coordinar organizadores y voluntarios. Se recomienda conformar comités o delegaciones vinculadas a cada aspecto a considerar durante el evento, así como realizar reuniones periódicas para mantener informados de los avances de la organización.
Agenda de Actividades
Desarrollar una propuesta de cronograma de actividades permite visualizar claramente las fechas que se revisarán antes, durante y después de la reunión. Este y otros documentos importantes se pueden colocar en cualquiera de los servicios de edición y uso compartido de documentos en línea de para que los organizadores principales de puedan editarlos.
Debe crear una cuenta de correo electrónico exclusiva para recibir o resúmenes detallados y otra cuenta para consultas relacionadas con el congreso como información general. Es de fundamental importancia establecer un plazo para la recepción de artículos y cumplir con ese plazo. Si bien es relativamente común proporcionar extensiones para recibir, esto acorta el tiempo de edición y retrasa la preparación del informe. En lugar de una prórroga, se deben enviar recordatorios periódicos de cualquier manera posible algunas veces antes de la finalización de la aceptación del trabajo.
Diseño de la imagen del congreso
Se recomienda pedir asistencia a un diseñador gráfico para la elaboración del material publicitario del evento y las aplicaciones necesarias. Pueden elaborarse documentos de referencia con los elementos que se espera que contenga el diseño para que el diseñador pueda elaborar varias propuestas iniciales de las que surgirá la imagen final del congreso cuando sea sometida a votación en alguna de las reuniones del comité organizador
Conferencistas magistrales y talleristas
Se deberá invitar a los conferencistas de acuerdo con el tema elegido para el congreso y elaborar una base de datos con los posibles candidatos tomando en cuenta su línea de trabajo, su reconocimiento y sus posibles aportaciones temáticas al congreso. Para realizar la invitación se elaborará un formato de carta invitación en el idioma de cada participante que contenga el tema del evento y la importan
Actividades antes del congreso
Una vez que los conferencistas hayan confirmado su participación, se les solicitará información adicional sobre sus preferencias de horarios de llegada y partida, hospedaje, etcétera.
En caso de que se impartan talleres durante el congreso se deberá elaborar una base de datos con los posibles invitados especiales a la impartición de dichos talleres que contenga el nombre del tallerista, su línea de trabajo, los datos de contacto y una breve descripción del contenido del taller. Por lo tanto, es útil preparar un formato para los moderadores del taller que brindarán el taller - que requiere esta información para todos los talleres.
Pre-registro
Pre-registro o pre-registro te da una idea de la cantidad de participantes posibles, considera lugares más grandes o más pequeños de lo planeado originalmente, y prepara certificado de participación con los que se han pre-registrado. - inscrito al agilizó el proceso de entrega durante el evento.
Recepción de trabajos, organización y programación
Se deberá asignar un número de participantes a cada uno de los resúmenes enviados a la cuenta creada al efecto. Este número se utilizará para construir una base de datos de datos sobre las obras participantes, que debe contener el número de obras asignadas, el nombre de la obra, el autor y todos los datos de contacto asignados previamente a la solicitud durante la convocatoria. Una vez que se reciba el trabajo será revisado por el Comité de Revisión de Estilo del y por expertos técnicos en el tema del trabajo.
Cada juez debe preparar una carta que contenga la decisión de participar en la convención (aceptar, aceptar, con enmiendas o declinar) y enviarla antes de la fecha límite.
Una vez que se ha obtenido un resumen del número total de participantes, se continúa con la programación de las sesiones de acuerdo con un horario establecido para cada día que dure el evento, teniendo en cuenta las ceremonias de apertura y clausura., conferencias magistrales, paneles, sesiones de carteles, talleres y eventos culturales y/o deportivos. Una vez completada la programación de, se recomienda preparar un tríptico con el contenido de cada sesión y un breve resumen de los oradores principales. Debe revisar cuidadosamente los plazos de la oferta y no aceptar ofertas después de esta fecha, ya que esto retrasará todo el proceso de planificación y revisión.
Actas de la Asamblea Nacional
Resumen de los documentos de la conferencia que se recopilarán en un solo documento después de someterse a una revisión estilística y técnica para su presentación a por los siguientes expertos editoriales allí y para obtener el ISBN para su publicación. Un aspecto importante a considerar es que dependiendo del proceso de edición y de la cantidad y extensión de los documentos recibidos, el proceso puede ser muy largo, por lo que se recomienda comenzar detenidamente antes de los envíos y prepararse para el día del evento.
Actividades adicionales para generar recursos
Se pueden generar recursos vendiendo artículos relacionados con el evento
Ejemplo:
• Calendario con el ícono del congreso que se realizará. También se pueden utilizar como fondo del calendario temas, hechos o hitos de atracciones turísticas de la ciudad anfitriona, nombrando el congreso en cualquier momento.
• Las tazas o termos con el logotipo de la conferencia pueden ser una buena fuente de ingresos porque son fáciles de vender. También están destinados a reducir el uso de productos desechables.
• Lotería de artículos diversos del congreso como bolígrafos, lápices, lápices, tazas, maletines, libretas, llaveros, etc.
• Venta de postales sobre temas de interés para los participantes del evento
Evaluación del congreso
Finalmente, nos gustaría realizar una reunión con todos los participantes en las diversas actividades del congreso para retroalimentación sobre lo sucedido durante el evento, reuniendo al participante bases de datos para crear una base de datos única con toda la información de, las actividades de identificación aún deben rastrearse y proporcionar el significado de para la finalización del evento.
