Una reunión de empresa efectiva es menos compleja en tanto optimiza con calidad el uso del tiempo en los temas de importancia. Si te preguntas cómo hacer que las reuniones sean realmente productivas, podemos ayudarte a organizar reuniones de negocios efectivas con estos pasos para que las reuniones funcionen y aumenten su nivel de productividad para el grupo.
Una vez se ha determinado que es necesaria una reunión de empresa, debe planificarse con antelación. La definición de objetivos que se desean alcanzar y las situaciones en las que la empresa se encuentra son relevantes para el levantamiento de estos objetivos.
Una vez determinado el propósito de la reunión, debemos convocar a los participantes con el enunciado o motivo. Aunque suene contradictorio una media mayoritaria de los empleados invitados a reuniones de empresa no creen que sea necesario asistir. Cada vez más es recomendable ceñir la asistencia a los stakeholders o personal necesarios e involucrados en los puntos de reunión.
En cuanto a la locación, siempre se recomienda reservar con antelación las salas de reuniones porque disponen de las herramientas y tecnología idónea para el desarrollo del encuentro.
La puntualidad debe ser solicitada con el ánimo de que la reunión no dure más de lo previsto. La duración aproximada de la reunión dependerá de las dinámicas y características específicas de la empresa.
Durante su desarrollo, se recomienda evitar sesgos y abordar el temario más relevante o motivo principal de la reunión. Existen modelos de resolución para alcanzar los objetivos establecidos y concretar preguntas sencillas.
Para que una sesión de trabajo sea productiva, es importante que todos los participantes presenten sus ideas y sugerencias. También es necesario tener en cuenta diferentes perspectivas a la hora de tomar decisiones que les afectan. La comunicación debe lo más dinámica posible.
Dedicar tiempo a los participantes en el planteamiento de inquietudes o sugerencias, y Abordarlas en equipo es muy productivo porque todo el mundo puede entender completamente el desarrollo del plan.
Para finalizar, repasar los principales objetivos y resumir brevemente los puntos acordados para las acciones a seguir para alcanzarlos, permitirá una documentación más exacta del encuentro.
