Para organizar un evento se necesita de tiempo, rigor y observación en los detalles. Se trata de una con distintos grados de complejidad. Con el objetivo de dar a conocer mejor cómo funciona la organización de un evento desarrollamos una serie de notas con información básica para digerir mejor la información.
Una vez sepamos el motivo de la reunión o evento, podremos organizar una agenda y alistar las necesidades que requiere la empresa para desarrollar la reunión (sonido, iluminación, pantallas, equipos tecnológicos, etc.), determinar el tipo de actividades que se realizarán: conferencias, cenas, almuerzos, cócteles, etc.
Para el programa y plan se tomarán en cuenta fecha y hora, lugar del evento y número de personas para determinar el espacio adecuado. El presupuesto con todo el trabajo de preparación para el inicio del evento, la planificación son claves para el orden.
Es fundamental que unos días antes del evento, se haga un verificación de detalles: instalaciones, asistencia, comunicaciones,
El tiempo de preparación es ideal para atender todo tipo de detalles. Una actitud proactiva enfrenta mejor problemas y soluciones. Dejar cosas para el último momento es minar el campo de imprevistos.
La investigación y búsqueda avanzada de proveedores para una selección que cumpla con el rango de fortalezas necesarias nos dará la información para controlar mejor todos los detalles del día del evento.
La revisión de la planificación nos ayuda a ajustar y ser más claros con horarios, duración, recesos, necesidades de equipamiento. Cuando vamos a tratar con marcas, la decoración es un punto a destacar.
En la revisión de la planificación contemplar y estar informados sobre las necesidad de transporte impactará sobre la convocatoria. Monitorear la correcta selección de las comidas y restaurantes de acuerdo a la satisfacción del grupo, raciones, número de personas.
Diseñar un plan de acción de redes sociales, obsequios de bienvenida (o despedida), seleccionar un animador o una pareja de animadores.
Construir una aplicación específica para el evento, lo pone a la altura de las necesidades actuales. Conocer las necesidad de documentación y normativas del lugar es parte de la responsabilidad.
Contar con un equipo consciente de la responsabilidad y obtener una presencia absoluta sin retrasos asegura la atención de cualquier evento imprevisto y el cumplimiento de la planificación. Aseguremos de que todos los involucrados en la coordinación tengan aclaradas sus tareas.
Una vez finalizado el evento, es necesario evaluar si el cliente está obteniendo el retorno de la inversión o si las expectativas han sido alcanzadas. Adicionalmente, enviar a los asistentes una encuesta para saber cómo les fue en la celebración nos dará una información más fiel sobre el logro de objetivos.
Agradecer a los participantes que hicieron posible este evento es una buena manera de incluir nuestras redes sociales o webs para que puedan estar en contacto con nosotros y así mantener la interacción.
Un informe con recomendaciones, dossier de noticias y publicaciones adicionales medirá el alcance, ésta también será la carta de presentación para futuros proyectos.
