El meeting design es la nueva tendencia para desarrollar reuniones, celebraciones, programas de encuentro o conferencias. Tiene por finalidad sensibilizar al espectador e impresionarlo de acuerdo a la naturaleza del evento y el estudio sobre el grupo de participantes.
Este concepto va más allá de establecer una decoración. El "Meeting Design" es una experiencia cinematográfica dispuesta a la improvisación. Este método logra objetivos a través de los contenidos que se transmiten, la locación, el concepto, y por supuesto, las personas a cargo de moderar las actividades.
Los más mínimos detalles competen al meeting design: muebles, luz, diseño interior, contenido, agenda. Todos los elementos presentes en un evento de esta naturaleza, existen para llamar la atención de los participantes.
Estas reuniones comprenden conocimientos de psicología social, es por eso que todo lo que sucede y existe en el evento puede ser tomado en cuenta como estímulo. La logística es un eje fundamental de este concepto.
Entendiendo previamente el perfil de los asistentes personalizamos las experiencias, se ofrece un nivel de hospitalidad integral, desde la azafata hasta los organizadores trabajan en sinergia. El enfoque emocional también está en el propósito y la primera línea de acciones, un mensaje clave o inclusive un personaje o celebridad puede transformar el ambiente en segundos.
Si sabemos y logramos desarrollar estos objetivos tan específicos y diseñados, lograremos un impacto memorable. De esta participación, de esta emoción, surgirán naturalmente soluciones e ideas en el regreso a la cotidianidad.
Saber dónde estar y dónde ubicar a los asistentes con respecto al foco de atención y al mismo tiempo seleccionar un mobiliario cómodo que facilite la tarea de captar el mensaje confortablemente, es otro de los detalles que se tienen previstos bajo el esquema del meeting design.
Algunos formatos exitosos de este modelos son:
Cafetería
El espacio queda acondicionado como bar o una cafetería, con mesas y sillas. Esta estructura funciona para la interacción individual del moderador con los grupos de asistentes que se hayan organizado en el entorno.
La fogata
El moderador da pie a un debate y es una figura central alrededor de los asistentes.
Espacios abiertos
Aquí el moderador principal es sustituido democráticamente entre todos los participantes. Se sientan en círculo sin nadie en el centro.
La idea siempre es tomar consciencia de que el debate y la participación debe ser fomentada, a través de una experiencia sorprendente y satisfactoria.
El “diseño” se puede interpretar en la composición de equipos a quienes al mismo tiempo se les facilita la documentación para el debate de ideas, en un ambiente familiar u orientado al producto o servicio que estemos tratando.
De las actividades más populares es una visita de reconocimiento por la sede o la ciudad en donde se encuentren. Desde museos, pasando por rutas gastronómicas, los grupos pueden interactuar alrededor de una cocina, frente a un cuadro renacentista o ante las notas de una orquesta.
Para evaluar el éxito del evento, es recomendable observar y tomar nota de la apreciación de los participantes, esta visión dialógica de la evaluación complementa la comunicación entre los participantes y el compromiso que los organizadores tienen con la excelencia y prestación del servicio.
Este mundo lleno de estímulos abrumadores se hace necesario que integremos novedosas técnicas que hagan evolucionar los eventos. Estas acciones se verán en la productividad de los equipos y le dará el dinamismo que estamos buscando.
