La globalización ha impactado de manera significativa en las formas convencionales de crear encuentros, conocimientos y experiencias. Los intercambios culturales y comerciales se dan continuamente entre los países de las más diversas regiones. Esto ha llevado a que los eventos internacionales sean cada vez más frecuentes, destinados a crear alianzas entre personas y empresas en todo el mundo.
Este contexto ha modificado la organización de los eventos. Actualmente, ferias, festivales, conciertos, congresos, conferencias y convenciones traspasan fronteras. En tal sentido, es necesario tomar en cuenta una serie de aspectos en la organización de eventos internacionales.
Si bien es cierto que cualquier tipo de evento necesita de una organización y planificación, en la que se requiere de tiempo y dedicación en cada uno de los detalles que lo enmarcan, en el caso de un evento internacional son mayores las exigencias para que este sea todo un éxito.
Factory Events, toma en cuenta aquellos elementos que son necesarios para organizar un evento internacional:
Conocer las leyes
Es de vital importancia conocer el marco jurídico y legal que se aplica a la organización de eventos a nivel internacional, para poder gestionar el evento en consecuencia. Cada país tiene su propia normativa sobre la organización de eventos.
Al desarrollar un evento en países distintos a donde está ubicada la empresa, es importante investigar y comprender estas regulaciones, así como la normativa actualizada de cada país tomando en cuenta las regulaciones sanitarias, para poder organizar el evento con garantía de seguridad. Esto puede incluir desde requisitos de vacunación hasta límites de capacidad para eventos, requisitos de entrada, entre otros.
Familiarizarse con la cultura del país
La identidad cultural de un país hace que ciertos hechos y prácticas puedan ser percibidos de manera diferente.
Para que el evento conecte con las personas a las que está destinado, es muy importante conocer los aspectos culturales del país en el que se realizará, salvando las diferencias culturales entre los países. Además, esto evitará problemas asociados con prácticas mal implementadas en un territorio determinado.
Elaborar un presupuesto logístico
La logística es uno de los eslabones más importantes en la organización de un evento. Es muy importante evaluar y controlar adecuadamente el presupuesto asignado que incluya los gastos de publicidad, logística, contratación de empleados, servicios audiovisuales, seguridad, alimentación, entre otros aspectos.
Esto requiere de una planificación integral y la consideración de las necesidades de cada caso para optimizar los recursos disponibles, aprovechando las sinergias. Además, es importante gestionar el correcto etiquetado de todos los documentos enviados. Esto permitirá un control estricto sobre la disponibilidad y control de los materiales.
Analizar el público objetivo
En la evaluación y organización de un evento internacional resulta preciso determinar la segmentación del público asistente o target al cual se le promocionará la información del encuentro a realizar.
Asimismo, es importante tomar en cuenta las necesidades específicas del público objetivo al cual está dirigido el evento, a fin de procurar el éxito del mismo.
Deberán analizar
Coberturas y garantías
La organización de eventos internacionales exige alcanzar ciertas garantías a través de la contratación de un seguro internacional, que permita dar una respuesta eficaz y segura a los problemas que puedan surgir en la organización y ejecución de un evento.
Se debe contar con un seguro físico y de responsabilidad civil. Es importante asegurarse de que sea una cobertura internacional, para evitar problemas legales.
Optimizar los plazos y fechas de entrega
En la organización de un evento se estima acelerar los plazos establecidos, para resolver cualquier circunstancia imprevista o inconveniente de manera rápida.
Sin embargo, un evento internacional presenta varios desafíos que hacen que sea importante administrar cuidadosamente cada parte de la organización. Por esta razón, es importante evitar plazos y fechas de entrega apresurados, buscar resultados orgánicos y tener tiempo para la resolución de posibles inconvenientes.
Difusión del evento
La publicidad es crucial para el éxito de cualquier evento, especialmente en los eventos internacionales. Esto juega un papel importante en su promoción y difusión a una amplia audiencia.
Es importante una adecuada gestión de la publicidad, teniendo en cuenta los usos y costumbres del país donde se realizará el evento.
Algunas de las estrategias de publicidad para eventos internacionales más utilizadas son las siguientes:
Servicios audiovisuales
En el éxito de un evento internacional el apoyo audiovisual juega un rol esencial en la transmisión de voces, imágenes e información al público asistente, así como en eventos híbridos. Es preciso contar con un personal técnico capacitado y experimentado, así como los equipos de iluminación, sonido y video de alta fidelidad y calidad.
Incluye a profesionales de la traducción e interpretación de varios idiomas simultáneos para eventos tales como conferencias, congresos, seminarios y simposios.
Seguridad
Uno de los factores más importantes que debe tomarse en cuenta en la organización de eventos internacionales, es la seguridad.
Este aspecto debe planificarse con suficiente anticipación, con el debido conocimiento de las normas y leyes de cada país.
Se debe prever los riesgos a los que se pueden enfrentar el público asistente a este tipo de eventos, en particular los riesgos asociados a los equipos y el riesgo de entrada de personas no autorizadas que puedan causar alteraciones del orden público.
