Los eventos comienzan con una de ideas donde ponemos todas las metas que necesitamos para obtener la imagen de nuestro evento

Organización de eventos: pautas generales

 

La organización de eventos ha ido progresando paulatinamente en los últimos años.

Además de controlar el diseño, planificación y ejecución de la acción, reservar una sala, etc. Ya no es suficiente para alcanzar el éxito. 

Fases de la organización de un evento

Aquí compartimos lo que puede entenderse como una serie de pautas generales importantes para lograr los objetivos que el organizador del evento está buscando. 

Es una suerte de paso a paso básico que resume nuestra experiencia a gran escala.

Cada paso, característica y función para organizar un evento: ideas,  fecha y lugar de  celebración, presupuesto, etc. 

Además podremos tener luces que nos ayuden a orientarnos hacia nuestro público objetivo, hablamos del programa previsto en el evento así como la gestión de proveedores.

Preproducción

Incluye todas las medidas de preparación y organización de eventos.

Aspectos como definir los objetivos que queremos alcanzar, la comunicación y la ordenación del territorio. 

Producción o desarrollo 

Cuando se ha inspeccionado el espacio y se ha observado el  montaje del evento, se han hecho las negociaciones con los proveedores y el plan de trabajo con ejercicios y  todo está organizado, entonces play!

Postproducción

Incluye el desmantelamiento, análisis de  resultados objetivos, evaluación del evento por parte de los participantes. 

Actividades previas al evento 

 

La creatividad es uno de los elementos necesarios en cualquier tipo de evento.

Una planificación debe conocer bien el impacto de la creatividad  y el uso adecuado de las tecnologías. 

Crear un evento 

El briefing de  organización es una buena herramienta para asegurar una buena gestión del evento, proporcionando así una visión clave de lo que el cliente realmente espera al contratarte.

Indica el grupo objetivo, los objetivos del evento, la fecha, el lugar y el tipo de actividad prevista. 

Metas 

Estar alineado con la empresa o persona que nos contrató para realizar el evento pasa por concretar y aclarar qué objetivos esperas alcanzar.

Invitados 

La convocatoria es uno de los pasos más importantes para organizarse.

Previa definición de la lista de invitados y confirmación alcanzaremos la asistencia.

Lugar y la hora del evento 

Uno de los factores más importantes en la organización de eventos es encontrar un lugar que  ayude a transmitir el mensaje objetivo del evento y elegir la fecha preferida por la mayoría de los invitados.

Miércoles o jueves, salvo que coincidan en días especiales como festivos, son días populares para la cita.

Presupuesto 

La estimación preliminar, o aproximada de los costos es muy importante para la organización de eventos. Esta puede empezar por levantar un inventario de todo lo necesario para las acciones previstas.

Desde el sonido, proyector, butacas, parlantes, decoración, personal, catering y montaje y desmontaje del evento,  carteles hasta credenciales, todo cuenta y cuesta.

Promoción 

Informar a nuestro grupo objetivo sobre el evento que está organizando a través de medios, patrocinadores, redes, aquí todas las plataformas y estrategias son válidas.

Implementación

Es la fase de la acción, en la que se realizan todas las actividades planificadas en las etapas previas de la organización de eventos.

Se recomienda elevar los niveles de comunicación y realizar distintos tipos de estatus según las fases se vayan cumpliendo. Existen muchos métodos para lograrlo, la coordinación general es clave.

Post-producción o actividad post-evento 

 

Resultados y agradecimientos 

Luego de finalizado el evento, es fundamental evaluar si el cliente ha logrado lo esperado, si el servicio ha cumplido las expectativas que se tenían desde las primeras etapas de la organización de eventos.

Un instrumento evaluativo como una encuesta de opinión deja saber si se cumplió con el propósito del evento. 

Puedes aprovechar  para agradecer a los participantes ya todas las personas que hicieron posible el evento.

De hecho, este punto es una buena forma de incluir nuestras redes sociales o  web para que puedan estar en contacto con nosotros. 

Plenaria y recomendaciones 

El informe es fruto del monitoreo de las redes sociales y herramientas de comunicación para obtener información sobre el alcance de su evento, noticias y publicaciones publicadas, interacciones y comentarios, cobertura lograda.

Si tienes toda esta información recopilada, puedes evaluar a tu cliente sobre el evento y analizar los resultados obtenidos.

Internamente, puede guardar una versión del informe, resaltando en rojo lo que no salió como se esperaba y en verde lo que salió bien o mejor de lo planeado.

Esto te ayudará a organizar tu próximo evento con las mismas características.

Técnicas de organización de eventos 

Una de las propuestas más básicas en la organización de eventos nos habla a través de la visualización.

El procedimiento es libre, porque cuando suceden muchas cosas al mismo tiempo el orden es original. 

Una visión constructivista en una persona experimentada, es el perfil que puede salvar el caos gracias a su buen manejo.

Desde lo conceptual, la programación de la acción comienza con la solución de problemas.

Herramientas online para tu evento

Hay muchas soluciones para hacerte la vida más fácil:

Eventbrite 

Plataforma en línea que se especializa en la creación y promoción de eventos.

La interfaz simple le permite planificar su evento configurando la hora, la fecha, la cantidad de boletos y más.

Una vez hecho esto, puedes hacerlo público o privado (a ciertas personas) según tus preferencias.

Es por eso que se destaca de esta lista de herramientas de planificación de eventos. 

Mailchimp 

Uno de sus puntos fuertes es el  marketing por correo electrónico, que le permite comunicarse con la base de datos de correo electrónico de sus usuarios, incluso de forma automatizada.

Así podrás invitar e informar a tus clientes o líderes para que asistan a todos tus eventos. Además, puede elegir a qué segmento de contactos enviar correos electrónicos. 

Iventic 

Con Iventic, puede diseñar su propia plataforma de eventos e integrar varias herramientas como transmisión de video, chats en vivo, encuestas, etc.

Puede realizar un seguimiento de los participantes que pueden registrarse fácilmente desde la plataforma.

Además,  se gestionan contenidos en varios idiomas relacionados con eventos internacionales.

Cabe destacar que puedes elegir diferentes paquetes de alquiler de este software a muy buen precio, aunque existe una versión de prueba gratuita. 

Trello 

Trello tiene un sistema de automatización  Butler incorporado para facilitar su trabajo.

También te permite integrar tu cuenta con varias plataformas como Confluence, Dropbox, etc.

Te alegrará saber que existe una opción completamente gratuita, pero si necesitas más funciones, puedes optar por la versión de pago. 

Zapier 

Zapier te permite configurar tú mismo flujos de trabajo automatizados con cualquiera de las más de 3000 aplicaciones compatibles (Facebook, Mailchimp, Eventbrite, etc.).

Por ejemplo, puedes registrar nuevos asistentes para un evento que estás promocionando en Eventbrite registrándote en Mailchimp.

Esta herramienta de gestión de eventos digitales está disponible en varios planes, uno de los cuales es completamente gratuito.

Metadescripción: Los eventos necesitan más profesionalidad y excelencia para cumplir con las exigencias de la sociedad actual. 

Organiza tu evento con nosotros